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酒店采购流程

企业内部控制制度是企业管理制度办法的集合,是管理控制措施的综合体现,是管理者实现控制目标的重要手段。一个企业的内部控制包括许多的方面,并且贯穿于工作的始终,其中的采购和付款业务内部控制即是一个重要的构成部分。一个合理完善的采购内部控制制度的落实已成为实现企业降低成本、保证企业利益最大化的重要条件。
采购业务的内部控制制度设计,就是依据采购业务的业务发生频繁、工作量大、运行环节多、货物流动带动资金流动、容易产生管理漏洞等工作特点,设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等,并规范执行,严格监督,认真考核,采购业务规范化、标准化、制度化。
下面将以一个小型的酒店为例,在对其相关背景的了解的基础上,对其采购与付款内部控制制度的流程设计。
一、YY酒店的背景现状分析
YY酒店原名欣欣酒店,2003年是由某福建老板吴某开办并经营,主营业务是各种菜肴和海鲜,规模中型。后2005、2006年亏损至无法支付员工工资,故宣告暂时停止营业。2007年某公司购买这一酒店,并因此而享有酒店的经营权和决策权,主要是由杨经理负责公司的运营。公司承接这一酒店之初,在有关各方面的配合下了解了此酒店的历史状况和酒店亏损的原因,酒店的经营混乱、基本没有内部控制。①首先,从人员控制上看,采购和仓库管理工作由一人承担,会计人员不会去核算成本,也没有做好存货的盘点和监控工作,收银处控制不严密,原经理可以随意的支取现金,另外经理也可以随意的免单。②其次,在采购环节,采购菜品根本不需要验收入库,而且进货价格过高,也存在着进货频繁的现象,而且酒店与供应商也没有很好的协商和沟通。③再次,在报销环节,报销凭证不专业,而且很多都是个人签名,会计也未提出质疑,而是有证必报。
在酒店的组织机构方面,属于直线职能制,所有事务由总经理易人负责,下面分别设有厨房部(其中包括一名厨师长)、大堂部(其中包括一名大堂经理)、财

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